¿Cómo actuar ante el impago de un cliente en un gimnasio?

El impago de un cliente es una situación común que puede volverse problemática. Si no mantenemos una política adecuada, lo más probable es que nuestro gimnasio cada vez sea menos rentable. Por ello, es fundamental que sepamos cómo actuar ante un impago y evitar que vaya a peor en el corto-medio plazo.

Condiciones generales del usuario en un gimnasio

El pago de sus cuotas a tiempo es un deber que corresponde a los usuarios del centro. Sin embargo, para obligarles a cumplirlo, antes tenemos que analizar sus derechos. Solo de este modo estaremos en una posición que nos permita actuar desde una perspectiva reflexionada y adecuada.

¿Por qué necesitamos detallar las condiciones generales del usuario? Simplemente, porque la ausencia de estas es el principal argumento de quienes no pagan. De este modo, fácilmente pueden decir que no han abonado su cuota porque nosotros tampoco les hemos proporcionado los servicios por los que están pagando.

Monitores cualificados

La actividad deportiva con máquinas es muy efectiva, pero entraña ciertos riesgos para los principiantes. Por eso, es primordial que haya un monitor que supervise que se están haciendo los ejercicios con buena técnica. De lo contrario, no podríamos exponer el concepto de las cuotas como “Gimnasio + monitor”, por ejemplo.

Por otro lado, los monitores deben estar cualificados. Esto implica que tengan un grado universitario o un ciclo específico para demostrar que están capacitados. Muchos centros se apoyan en profesores de clases dirigidas para vigilar el gimnasio.

Máquinas en buen estado

Las máquinas de un gimnasio tienden a averiarse cada cierto tiempo por su propio uso y por el elevado peso que soportan. Esto suele pasar más a menudo en las que se utilizan para el tren inferior o las que tienen poleas. Por ello, es sumamente importante mantenerlas en buen estado para que no se convierta en un argumento de quienes no pagan.

En sí, el hecho de que haya una máquina averiada no es un motivo de impago. Sin embargo, que hayas varias máquinas en este estado implica unas condiciones de entrenamiento deficientes. Por este motivo, muchos centros optan por tener varias del mismo tipo, de manera que la rotura lógica no afecte a la rutina de sus usuarios.

Horario y condiciones razonables

Este problema apareció hace relativamente poco tiempo debido a la pandemia por coronavirus. Con las restricciones de la COVID-19, los centros deportivos se han visto obligados a imponer un aforo máximo. En este sentido, muchos optan por distribuir el tiempo en franjas horarias de una hora y media, por lo general.

¿Esto podría ser motivo de impago? Obviamente no, ya que las condiciones del contrato se mantienen. No obstante, sí que se modifica el tiempo que pasan en nuestras instalaciones. Con esto, nos referimos a que un cliente que antes pasaba 3 horas en el centro puede solicitar un descuento en su cuota. Eso sí, no significa que la ley le reconozca el derecho.

Casos en los que un usuario debe ponerse al día de pagos

Como gerentes de un gimnasio, debemos exigir a nuestros usuarios el mismo cumplimiento de los deberes que nosotros mantenemos. En estas situaciones, conviene tener cierta flexibilidad para evitar la pérdida de usuarios y el efecto en cadena que se produciría. Por ello, lo mejor es saber en qué situaciones es pertinente reclamar los pagos y en cuáles es mejor esperar.

En primer lugar, los pagos han de realizarse el día que se ha acordado. Generalmente, este coincide con el mismo día de los meses posteriores a la formalización del contrato como socio. Teniendo esto en cuenta, no sería correcto reclamarlo antes de que terminara el mes, ya que este sería un plazo más que razonable.

La inquietud debería surgir cuando empieza el mes siguiente. Durante la primera semana, sería adecuado dar un aviso verbal de manera amistosa. Para ello, conviene preguntar antes si está satisfecho con las instalaciones y el servicio que está recibiendo. Se trata de averiguar si considera que el dinero invertido en nuestro centro deportivo merece la pena.

Si el aviso verbal no ha tenido efecto en el plazo de una semana, nos corresponde generar uno por escrito. Principalmente, disponemos de tres modos:

    • Mediante correo postal
    • A través del correo electrónico o el teléfono móvil
    • En persona, ya sea mediante citación o sin ella

Este sería el último paso antes de actuar y el que debería tener efecto. En caso contrario, habría que poner en práctica otras soluciones. Ahora, ya no estaríamos hablando de flexibilización, sino de forzar el pago, obligando al usuario a cumplir con su compromiso por disfrutar de nuestros servicios.

Vías de reclamación ante un impago del cliente de un gimnasio

Tratando siempre de recurrir a la opción más pacífica posible, expondremos distintas actuaciones a poner en práctica.

Reunión de conciliación

La clave está en proporcionar en todo momento un trato cercano, en línea con el que han recibido siempre en nuestro centro. Para ello, lo mejor es reunirnos con el usuario para averiguar el motivo por el que no es capaz de hacer frente a su cuota. Llegado el momento, le otorgaremos facilidades de pago.

Alternativa de pago

Si la vía económica no es posible, pensar en una alternativa podría ser la solución. Un ejemplo para satisfacer su pago sería contar con sus servicios como deportista en el gimnasio mediante clases. Otras opciones serían pedirle impartir un curso (siempre y cuando tenga alguna formación que se lo permita) o que realice labores de albañilería, pintura o similares en el centro.

Solicitar ayuda externa

Hay dos opciones que se encuentran en el otro extremo. Por un lado, podemos incluirle en las listas de morosos, lo que le someterá a presión al no poder acceder a créditos y financiaciones. Por otro, está la posibilidad de activar la vía judicial, aunque no es una alternativa recomendada por el elevado gasto que supone.

En definitiva, el impago de un cliente en un gimnasio es tan frecuente como evitable. Llegado el momento, tenemos numerosas opciones, aunque siempre tenemos que partir por las menos conflictivas. En estas situaciones, lo mejor es optar por utilizar un software de gestión inteligente para tu centro y así evitar errores humanos.

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