Guide to select the best gym management software

Hoy en día nadie lo duda. El mundo digital ha venido para cambiar nuestro modo de vida y esto tiene su repercusión también en los boxes y centros deportivos. El uso de un software de gestión deportiva está más que generalizado dentro del sector. Ahora bien, ¿cómo elegir el mejor software para mi centro deportivo?

¿Qué es un software de gestión deportiva y cuándo es necesario tenerlo?

Un software de gestión deportiva es una solución orientada a optimizar la gestión diaria de centros deportivos. Su objetivo principal es aglutinar toda la gestión que requiere tu centro. De esta manera facilita las tareas diarias, desde las más simples, a las más complejas, como la administración, contabilidad, planificación de actividades y reservas y fidelización de clientes.

¿Cuándo es necesario contar con un software de gestión deportiva?

Tanto si tienes 50 como 50000 usuarios en tu centro deportivo, vas a sacar partido a un software. Sin embargo, entre los dueños de centros pequeños, suele haber cierta reticencia a contratar un software deportivo teniendo pocos usuarios activos.  ¿A partir de cuántos clientes debes plantearte la contratación de un software para gimnasios? Depende de las características del centro deportivo, pero a partir de 100 usuarios es recomendable que cuentes con uno.

¿Cuáles son los principales beneficios de tener un software para gimnasios?

Si eres de los que gestionas tu centro deportivo manualmente con herramientas como Microsoft Excel, te estarás preguntando si realmente merece la pena invertir en un software. La respuesta es sí.

  • Más tiempo para ti con tareas automatizadas. Hay algo básico que una hoja de Excel no puede hacer por ti; la automatización. La automatización, es decir, la realización de tareas que requieren una mínima intervención por nuestra parte, se traduce en un ahorro de tiempo, una mejor experiencia de usuario y una mayor productividad del personal de tu centro deportivo.
  • Mayor control de tu gimnasio. Integrar la gestión de tu centro en un único software te ayudará a tener una visión global y clara de todo lo que pasa en el mismo, lo cual es la clave para optimizar y mejorar la rentabilidad de tu centro deportivo.
  • Menos confusiones. Un software de gestión de gimnasios te ayuda a evitar esos errores humanos que todos podemos cometer cuando el estrés y el ajetreo de un gimnasio se apodera de nosotros. Con ello conseguimos que nuestros clientes sean más autónomos y tú, hacer los mínimos movimientos posibles.
  • Más autonomía de tus clientes. No solo ganas tiempo tú, sino también tus clientes. Con un software de gestión para gimnasios, son ellos los que deciden cuándo y cómo, sin necesidad de que estés tú de intermediario.
  • Mejora la experiencia de usuario. Un software de gestión deportiva puede ayudarte también a mantener un mejor contacto y comunicación con nuestros socios, algo muy necesario hoy en día. Cuanto más conectado el usuario se sienta con su centro deportivo, mayor será su fidelización.
  • Mayor adquisición y retención. La adquisición y la retención de clientes es la base de todo centro deportivo, y aquí, un software para gimnasios puede ayudarte a conseguir tus objetivos. Cuanto más fácil sea el proceso de inscripción, pago y reserva, mayor será el volumen de tu cartera de clientes.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión deportiva?

Ahora que ya conoces los beneficios, te estarás preguntando cómo elegir un software o en qué aspectos básicos debes fijarte para elegir uno u otro.

Para elegir el mejor software para tu centro deportivo es necesario que hagas un análisis interno de tu negocio y tus necesidades.

  1. Análisis DAFO de ti como gestor de tu centro deportivo.

Con un análisis DAFO profesional conseguirás detectar cuáles son tus puntos fuertes y cuáles necesitas mejorar. Así sabrás qué necesitas de un software para mejorar tu gestión. En un análisis DAFO se evalúan 4 factores: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

2. Considera las funcionalidades en base a tus necesidades

A través del análisis previo, detectarás qué funcionalidades son necesarias para ti. Pero, además, deberás pensar qué funcionalidades específicas necesita tu centro o pueden ser muy útiles. Por ejemplo, la integración de controles de acceso, puede ser necesario en unos centros, pero complementario en otros.

3. Integraciones que el software tiene o permite.

Las integraciones que un software permita pueden ser cruciales a la hora de elegir un software u otro. Un software de gestión deportiva debe integrarse a la perfección con tu web y tus redes sociales. Pero más allá de eso, debe poder integrarse con otros sistemas necesarios como controladores y lectores de acceso.

4. Migraciones de datos

Tanto si vienes como si te vas, una funcionalidad básica que debes mirar, es la posibilidad de importar y exportar tus datos. En el caso de importaciones, es fundamental que busques si vas a poder importar los datos de tu anterior software para continuar con tu gestión tal y como lo dejaste. Pero igual de importante es que, si un día decides irte, no tengas problema para extraer tus datos.

5. Acceso al sistema.

Quizás no lo hayas pensado, pero hay dos tipos de software; los que se encuentran en la nube y son accesibles desde cualquier dispositivo con internet, y los softwares instalados en un ordenador. No es lo mismo pagar por una licencia con instalación en un ordenador, que pagar por una licencia a la que puedas acceder desde cualquier lugar. Tenlo en cuenta a la hora de elegir tu software de gestión deportiva.

6. Seguridad

Este es uno de los puntos más importantes. Tu software almacenará información personal de tus clientes, la cual está protegida por ley. Debes asegurarte de que el software cumpla con la legislación vigente de protección de datos de tu país, así como que cuente con copias de seguridad fiables.

7. Formación.

A pesar de que puedas pensar que un software de gestión deportiva es algo fácil, lo cierto es que necesitarás aprender su funcionamiento. Los hay más simples y más complejos. La clave está en que encuentres la combinación perfecta respecto a tus necesidades. Es decir, un estudio de yoga no necesitará tanta formación como un complejo deportivo con varias instalaciones. Por ello, la formación que te den a la hora de la contratación es la base en la prosperidad de tu negocio con el software.

8. Soporte y atención al cliente.

Antes de lanzarte a la contratación de un software para gimnasios, verifica los canales de ayuda que la empresa pone a tu disposición, así como su disponibilidad si tienes algún problema. Que la empresa cuente con un buen servicio de soporte, te garantizará poder contactar inmediatamente con ellos siempre que tengas una duda o un problema.

9. Evalúa el precio dentro de tus posibilidades de inversión.

Comprueba en tu plan de negocio qué capacidad económica tienes para invertir en un software de gestión deportiva. Si no lo tienes claro, realiza una estimación de ahorro de tiempo y personal que te ayude a ver qué recursos y/o presupuesto estarías salvando.

Principales funcionalidades que todo software tiene que tener

Ya sabes en qué debes fijarte para contratar un software u otro. Pero ¿en qué fijarte cuando hablamos de funcionalidades como tal? Como hemos visto antes, va a depender del tipo de centro y de tus necesidades como gestor. Sin embargo, todo software de gestión deportiva debe tener las siguientes funcionalidades básicas:

  • Gestión de clientes. La base de un software de gestión deportiva es la base de cualquier software de gestión. Hablamos de datos personales pero también de abonos, facturación, reservas o estadísticas.
  • Pagos automáticos. Poder desentenderte del dinero en efectivo en tu centro deportivo es poder desentenderte de muchos dolores de cabeza. Un software deportivo debe tener integrado un sistema que permita pagar y cargar al usuario automáticamente.
  • Reservas y compras en línea. Tener la posibilidad de hacer reservas y compras online es otro básico de softwares para gimnasios. De hecho, este aspecto será  el que más tiempo te va a ahorra.
  • Informes y analíticas. Los informes y analíticas te ayudarán a optimizar y rentabilizar tu centro deportivo. Con ellos lograrás tener tu centro bajo control.
  • Marketing y comunicaciones. La comunicación con tus usuarios es fundamental y, por tanto, las posibilidades que te ofrezca el software en torno a ello también.

Elegir un software de gestión deportiva puede ser abrumador. Para facilitar su elección debes pensar detenidamente tus necesidades y las necesidades de tu centro deportivo. Una vez realizado ese análisis, estarás preparado para afrontar la búsqueda de un software de gestión deportiva. Esperemos que esta guía te ayude en tu elección.

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