Comment faire si un client ne paie pas dans une salle de sport ?

Un client qui ne paie pas est une situation fréquente qui peut devenir un problème. Faute de mesures adaptées, notre salle de sport pourrait devenir de moins en moins rentable. Voilà pourquoi il est essentiel de savoir comment procéder en cas de non-paiement et éviter que ce problème ne s’aggrave à court-moyen terme.

Conditions générales de l’utilisateur d’une salle de sport

Le paiement des mensualités est un devoir qui revient aux utilisateurs du centre. En revanche, pour les obliger à respecter ce devoir, nous devons avant tout analyser leurs droits. Ce n’est qu’ainsi que l’on pourra être en mesure d’agir de façon réfléchie et adéquate. Pourquoi faut-il détailler les conditions générales de l’utilisateur ? Tout simplement parce que les mauvais payeurs s’en servent pour argumenter en leur faveur. Ainsi, ils peuvent facilement déclarer ne pas avoir versé leur mensualité parce que nous n’avons pas fourni les services pour lesquels ils se sont inscrits.

Entraîneurs qualifiés

L’activité sportive sur des appareils est très efficace mais entraîne certains risques pour les débutants. Voilà pourquoi il est essentiel qu’un entraîneur surveille que les exercices s’effectuent correctement. Autrement, les mensualités ne pourraient pas être présentées sous le concept « salle de sport + entraîneur », par exemple. Par ailleurs, les entraîneurs doivent être qualifiés. Cela signifie qu’ils doivent être en possession d’un diplôme universitaire ou d’une formation spécifique pour prouver qu’ils sont habilités. De nombreux centres font appel à des professeurs de cours dirigés pour surveiller la salle de sport.

Appareils en bon état

Les appareils d’une salle de sport ont tendance à tomber en panne de temps en temps à cause de l’usure ou du poids qu’ils doivent supporter. C’est souvent le cas pour les appareils qui servent à exercer le train inférieur ou ceux qui ont des poulies. Voilà pourquoi il est extrêmement important de les conserver en bon état afin d’éviter ne devienne un argument à faveur des mauvais payeurs. En soi, le fait qu’un appareil soit en panne n’est pas un motif valable de non-paiement. Cependant, si plusieurs appareils sont en mauvais état, cela signifie que les conditions d’entraînement sont mauvaises. Voilà pourquoi, de nombreux centres préfèrent avoir plusieurs appareils similaires pour qu’une défaillance routinière n’entrave pas la routine de ses utilisateurs.

Horaires et conditions raisonnables

Ce problème a vu le jour assez récemment en raison de la pandémie du coronavirus. Avec les restrictions imposées par la COVID-19, les centres sportifs se sont vus dans l’obligation d’imposer une jauge. À cet égard, nombreux sont ceux qui ont choisi de répartir le temps d’utilisation en tranches horaires, généralement d’une heure et demie. Cela pourrait-il être un motif pour ne pas payer ? Absolument pas, car les conditions du contrat restent les mêmes. Cependant, le temps que les utilisateurs passent dans nos installations est forcément modifié. Autrement dit, si un client passait 3 heures dans le centre, il peut demander une réduction de sa mensualité. Mais attention, cela ne veut pas dire que la loi soit de son côté.

Situations lors desquelles un utilisateur doit régler ses paiements

En tant que gérant d’une salle de sport, vous devez exiger que vos utilisateurs respectent leurs devoirs tout comme vous le faites. Dans ces situations, il convient de faire preuve d’une certaine flexibilité pour ne pas perdre des utilisateurs et pour éviter l’effet boule de neige que cela pourrait entraîner. Pour ce faire, mieux vaut savoir dans quelles situations il est opportun de réclamer les paiements et quand il est préférable d’attendre. Tout d’abord, les paiements doivent s’effectuer le jour convenu. Généralement, il s’agit du même jour tous les mois suivant la signature du contrat d’abonné. Sachant cela, il ne serait pas convenable de réclamer le paiement avant la fin du mois, car cela serait un délai plus que raisonnable. Ce n’est qu’au début du mois suivant que l’on pourrait commencer à s’inquiéter. Au cours de la première semaine du mois, il serait bon de faire un rappel oral de façon amicale. Vous pouvez, par exemple, demander au client s’il est satisfait des installations et du service fourni. L’objectif est de savoir s’il considère que l’argent investi dans notre centre sportif vaut la peine. Si le rappel oral n’a pas fait effet au bout d’une semaine, il faudra en rédiger un par écrit. Nous avons trois méthodes à notre disposition :
    • Par courrier postal
    • Par courrier électronique ou par téléphone
    • Personnellement, avec ou sans rendez-vous
Ce serait alors la dernière étape avant d’agir et elle devrait fonctionner. Le cas échéant, il faudrait alors faire appel à d’autres solutions. Il ne s’agirait plus alors de souplesse, mais d’exiger le paiement en obligeant l’utilisateur à respecter son engagement pour profiter de nos services.

Voies de réclamation face à l’impayé d’un client d’une salle de sport

Nous vous proposons différentes actions à mettre en œuvre, toujours dans un souci de recourir à l’option la plus pacifique possible.

Réunion de conciliation

L’essentiel est de fournir à tout moment un service de proximité, conforme à ce qu’ils ont toujours reçu dans votre centre. Pour y parvenir, la meilleure chose à faire est de rencontrer l’utilisateur pour savoir pourquoi il ne peut pas payer ses cotisations. Le moment venu, vous pouvez leur accorder des facilités de paiement.

Option de paiement

Si la voie économique n’est pas possible, envisager une alternative peut être la solution. Un exemple pour régle le paiement en suspens serait de recourir à ses services en tant qu’athlète dans la salle de sport, par le biais de cours. D’autres options seraient de lui demander de dispenser un cours (pour autant qu’il ait une formation qui lui permette de le faire) ou de faire de la maçonnerie, de la peinture ou des travaux similaires dans le centre.

Demande d’assistance externe

Il existe deux options antagonistes. D’une part, vos pouvez l’inscrire sur la liste des mauvais payeurs, ce qui aura pour conséquence de le stresser car il ne pourra pas accéder au crédit et au financement. D’autre part, il existe la possibilité d’intenter une action en justice, même si ce n’est pas une alternative recommandée en raison des coûts élevés qu’elle implique.
En bref, le non-paiement par un client dans une salle de sport est aussi fréquent qu’il est évitable. De nombreuses options s’offrent à vous, même si vous devez toujours commencer par les moins conflictuelles. Dans ces situations, il est préférable d’opter pour un logiciel de gestion intelligent pour votre centre afin d’éviter toute erreur humaine.

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